Waarom een IBP opstellen?

Er zijn een paar redenen om met het opstellen van een IBP aan de slag te gaan. Natuurlijk het voorkómen of beperken van overlast en schade. Daarnaast is nadenken over mogelijke risico's en het beperken van die risico's onderdeel van een goede invulling van de gemeentelijke watertaak. Het imago van de organisatie kan tot slot ook een reden zijn om in een bestuurlijk voorstel te verwerken, als het opstellen van een IBP niet als activiteit in uw beleidsplan opgenomen is.

Wat houdt het opstellen van een IBP in?

Kortgezegd: je inventariseert de belangrijkste risico’s en bedreigingen van het stedelijk watersysteem voor mens en leefomgeving en werkt per risico een scenario uit. Wat kan er gebeuren, wat is de oorzaak, wat zijn de mogelijke gevolgen, wie moeten daar iets aan doen, hoe moeten zij dat doen en wat hebben ze daarbij nodig? Dit leg je vast in scenariokaarten (schema's), samen met een actuele telefoonlijst van alle betrokkenen. Hiermee kan iedereen snel en adequaat handelen, ook een beheerder of buitendienstmedewerker van een andere afdeling die toevallig piketdienst heeft als een incident zich voordoet.

Relatie IBP en GRIP

Het IBP beschrijft hoe incidenten in en om het stedelijk watersysteem aangepakt worden. Grotere incidenten vereisen coördinatie van hulpverleningsdiensten en/of andere partijen. Dan gaat de Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure (GRIP) in werking. GRIP is de werkwijze waarmee hulpverleningsdiensten bepalen hoe hun werk bij incidenten gecoördineerd moet worden. Wanneer de stedelijk waterbeheerder binnen het GRIP wordt ingezet, gebruikt hij het IBP als instrument.

Hoe pak je dat aan?

Om tot de scenariokaarten te komen, doorloop je een aantal stappen (zie figuur A). In het IBP leg je deze stappen vast, inclusief de procedurele en organisatorische afspraken die je daarbij maakt. Dit is feitelijk de onderbouwing van de incidentbestrijding en de scenario’s. Op de volgende pagina’s vind je een toelichting op de stappen:

Stap 1 - Organiseer bestuurlijke dekking: Het is verstandig om het opstellen of het herzien van een IBP bestuurlijk af te stemmen. Dit kan door het opstellen van een IBP als opdracht in het beleidsplan op te nemen of door een voorstel aan het bestuur voor te leggen. Je maakt namelijk keuzes over risico’s die de gemeente wel of niet accepteert. Bovendien is het goed om afspraken over financiën, middelen en organisatie formeel te laten bekrachtigen, zodat je de ruimte krijgt om hiermee aan de slag te gaan.
Stap 2 - Werkingsgebied afbakenen en inventarisaties uitvoeren: Je bakent het gebied en de watersystemen af waarop het IBP van toepassing is en inventariseert alvast welke gebeurtenissen in het IBP zouden kunnen komen, wie je nodig hebt om tot goede scenario’s te komen en welke middelen nodig zijn om incidenten te bestrijden.
Stap 3 - Werksessie met experts: Samen met experts op het gebied van incidentbestrijding binnen jouw gemeente en het waterschap toets je de afbakening en leg je op hoofdlijnen de uit te werken scenario’s vast. Hiervoor kies je op basis van een risicoanalyse welke scenario's in het IBP komen en bepaal je wie en wat je nodig hebt om de scenario’s uit te werken.
Stap 4 - Scenario’s uitwerken: Elk scenario werk je in detail uit. Je maakt per scenario een overzichtelijk schema, waarin stap voor stap staat wat te doen als het betreffende incident zich voordoet.
Stap 5 - Opstellen IBP: Als de scenario’s zijn uitgewerkt en geaccordeerd, kun je het IBP opstellen. Hier vind je een overzicht van onderdelen die in elk geval in het plan moeten zitten en mogelijke aanvullende documenten.
Stap 6 - Testen en actueel houden: Je toetst of het plan in de praktijk werkt door enkele scenario’s te oefenen en past het plan waar nodig aan. Het definitieve IBP laat je bij voorkeur formeel vaststellen (zie stap 1). Om het IBP actueel te houden en vaardigheden van betrokken medewerkers bij te houden, moet je regelmatig (delen van) scenario’s oefenen en ervaringen met daadwerkelijk opgetreden incidenten evalueren en verwerken.

Processtappen naar incidentbestrijdingsplan — Figuur A: Stappenschema opstellen Incidentbestrijdingsplan

Stap 5 IBP opstellen